伝達力

2024年2月10日

問題

「自分が考えた順番」と「説明する順番」は違う

→相手が聞きたい順番で話す

相手の理解できるレベルを意識していない

→相手に合わせる意識を持って、説明する言葉や内容を考える

伝えたいことがわかっていない（自分の頭の中を整理できていない）

説明上手になるためのポイント

・相手に伝えたいことは何か

・相手にとって意味のある内容か

・難しすぎたり、簡単すぎたりしないか

・今の説明の順番で、しっかり情報が伝わるか

説明とはコミュニケーション

○一方通行で話す

×常に相手の立場や思考を意識する

自分主導

自分に主張や結論があり、ゼロから組み立てる能動的な説明

前提の情報を共有（相手の理解と説明のレベル、説明の範囲を揃える）
結論・主張・本質

・結論、主張→伝えたいこと

・本質→解釈

・一言で言うと、つまり、要するに

根拠・理由・事実

・理由を伝えることを示す

・客観的事実

・３つに絞る

補足情報

・根拠に至るまでの経緯や背景

・伝えなくても大きな問題はない話

結論・相手に促したい行動

・最後にもう一度

・購入や決断

相手主導

・相手の質問に対して事実を答えていく受動的な説明

大きいポイントから小さいポイントの順番で説明する
相手が求めているのは事実か、あなたの意見かを見極める
事実を話す時は、客観的なものを選ぶ

長くなってもしっかり伝わる

優先順位をつける（相手が知りたいことから）
「本編」と「補足情報」に分けて、補足情報は後ろに回す
必要のない情報とわかれば、途中で省く

自分が経験した順番で説明するデメリット

・広範囲になりやすく、重要でない情報が含まれる

・似たような情報が分散してしまって、わかりにくくなる

・最後まで聞かないと、結論がわからない

自分が経験した順番で説明するメリット

・内容が思い出しやすい

・準備がいらず、すぎに直感的に説明できる

・話していて自分の中でしっくりくる

説明する前に思考を整理する4つのステップ

相手の知りたいことを明確にする
自分が伝えたいことを明確にする

・何を一番伝えたいのか

・相手にどう変わってほしいのか

情報にズレやギャップが生じていないか確認する

・相手が知りたいこと→抱えている問題を解決

・伝えたいこと→自社の商品やサービスの特徴

ギャップを埋めるためのただ手を考える

・自分の情報を強化する

・相手の期待値をコントロールする

文章を短くするための2つの技術

サマライズ：文書を短くシンプルにする
クリスタライズ：重要な（相手がイメージしやすい）キーワードを選び出し情報を圧縮させること

考えや情報を書き出して整理する

・具体化

・可視化

・客観視

うまく説明の情報をまとめる方法

景観した順番や考えた順番で、まずはすべて書き出す
その中で伝えたいことにペンで色を分けてマーキングする
マーキングした部分ごとに一つにまとめ直す
各まとまり毎に再度、文章に書き起こす
聞き手に合わせた説明順序を決める

自分の思考を高める

→自分の説明力が高まる

相手の思考をまとめる

→相手の理解度が高まる

地図の共有

・どこまでの範囲か：広域図

・今、どの部分について話しているか：現在地

・複数の論点の関係性：地点登録

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